Compte rendu des réunions
des 22 et 24 février 2016 :
Au cours de la réunion du conseil syndical du 22 février 2016, nous avons fait une mise au point
sur la composition officielle du Conseil Syndical telle qu’elle s’impose dans
notre règlement de copropriété (Article 60/chapitre III, page 93) :
« Le
Conseil Syndical se compose de trois membres titulaires. L’Assemblée peut, si
elle le juge à propos, désigner un ou plusieurs membres suppléants… En cas de
cessation définitive des fonctions des membres titulaires, les membres
suppléants siègent au conseil syndical… »
La règle au sein du Conseil Syndical est d’essayer de
travailler dans la plus parfaite transparence, et surtout pour le bien de la
copropriété. Même s’Il n’est pas forcément aisé d’informer, l’irruption dans
nos préoccupations quotidiennes d’un important projet de rénovation de
l’immeuble a permis la création d’un blog auquel tout copropriétaire peut se
référer (les informations sont également affichées pour les copropriétaires qui ne disposent pas d’un
accès internet). Tous les courriers adressés au Conseil syndical, qu’ils soient
sous forme papier ou sur la boite mail de la copropriété, sont traités.
De même, le Conseil Syndical n’a pas coutume de
contraindre les copropriétaires à faire, au cours des Assemblées Générales un
choix, sans leur préparer les éléments qui leur permettront de faire
effectivement ce choix en toute connaissance de cause. C’est donc, dans la
majorité des cas, les conseils des membres du Conseil, qui se sont penchés sur
un sujet, qui permettront aux copropriétaires de suivre ou non les propositions
du CS.
Pour le choix de notre Maître d’ouvrage, le Conseil
Syndical s’est heurté à un problème, le
consensus souhaité pour orienter la copropriété vers le meilleur choix n’a pu
être obtenu.
Nous sommes donc, aujourd’hui dans cette situation
exceptionnelle qu’il nous faut gérer et dont il faut sortir sans que cela nuise
à l’aboutissement de notre projet.
Quelque soit le choix que la copropriété fera au cours de l’Assemblée Générale du mois de juin, il est impératif que le projet soit mené à son terme dans les meilleures conditions possibles. Le Conseil Syndical est cependant bien conscient que les deux équipes qui ont été sélectionnées parmi 24 cabinets d’architectes sont habilitées pour ce faire.
Pour avancer dans ce sens, nous demandons à tous de
respecter le travail de notre Assistant Maître d’Ouvrage qui, au début de sa mission demandait instamment d’avoir
un seul interlocuteur.
Pour ce qui est de la communication entre le syndic et le
Conseil Syndical, l’expérience a bien montré qu’il était difficile, voire
improductif, que notre syndic adresse tous les devis, toutes ses demandes de
concert à l’ensemble du Conseil syndical, c'est-à-dire au Conseil Syndical
élargi. L’expérience réalisée à l’époque de la rénovation de nos ascenseurs s’est
soldée par des échanges de mails interminables qui ont contraint Madame
Barontini à prendre la décision d’adresser ses mails aux membres du Conseil
Syndical titulaires. A charge pour eux de dispatcher l’information ou de
demander de l’assistance au(x) membre(s) qui pourra ou pourront se rendre
disponible (s), aura ou auront la capacité de gérer le problème.
Vous voudrez bien trouver, en annexe à ce compte-rendu
quelques unes des taches incombant au Conseil Syndical, taches qui, comme vous
le savez, sont effectuées bénévolement par ses membres dans la mesure de leurs
affinités et de leurs disponibilités en essayant toujours de travailler, non
par intérêt personnel, mais pour le bien de la copropriété.
Par l’intermédiaire de
Madame Barontini, le Conseil Syndical
Titulaire a demandé à David Gaon, notre AMO, d’intégrer certains éléments à son
rapport, éléments qui nous semblent indispensables pour une bonne compréhension
par les copropriétaires qui n’ont que très peu suivi le projet :
*- Succinctement (car le CS l’a déjà fait à plusieurs
reprises), retracer l’historique du travail réalisé depuis l’appel à concourir
jusqu’au choix des deux équipes retenues.
*- Établir un planning des grandes étapes du projet avec
certains moments importants comme celui où il
y aura un engagement sur les coûts / le moment où
on engagera des demandes de subventions / etc.
*- Peut- être un lexique plus succinct que celui qui a
été établi par le CS. (Il serait préférable de remplacer les acronymes par leur
signification dans le texte ou de mettre entre
parenthèses leur signification). Les
copropriétaires n’y sont pas familiers.
*- L’analyse des deux équipes retenues : leurs
caractéristiques / taille de l’agence/ compétences/ importance du projet par
rapport à leur chiffre d’affaire/ coût des honoraires avec et sans pilote
(expliquer quand et pourquoi la présence d’un pilote est nécessaire).
Présenter quelques unes de leurs références/ voir s’ils
travaillent pour des copropriétés/ en site occupé.
*- Présentation des scénarii : résumer le cahier des
charges qui leur a été soumis (peu de copropriétaires ont lu ce cahier des
charges indigeste pour des néophytes).
Pointer
-
Les manques par rapport à la demande
-
Les + (ex : valorisation des espaces
communs)
-
Les limites (recollage du Buschtal/
remplacement ou non de toutes les huisseries / remplacement des radiateurs qui
ont 40 ans/ incidence sur les coûts pour la
copropriété en cas de remplacement au coup par coup).
*Analyse des coûts de travaux : Bien préciser que
ces coûts ne sont que des estimations. Analyse de la fiabilité de ces
estimations pour chaque équipe.
*Voir l’incidence des propositions pour l’obtention du
label BBC (qui permettra d’obtenir des subventions)
*Organisation du chantier et capacité de chaque équipe à
travailler avec des copropriétés (réunions de concertation/ propositions).
Au cours de la réunion du 24 février, dans les locaux de
notre syndic, nous avons réitéré nos demandes à intégrer au rapport de l’AMO.
Ce rapport sera le point final de la première phase prévue à son contrat.
Une demande d’évaluation des honoraires du syndic a été évoquée. Ce montant est à l’étude et ne pourra être définitif que lorsque le projet sera défini.
Déjà avant l’AGE Madame Barontini avait contacté Magaly
Merlin pour essayer d’obtenir des projections de montant de subventions par
rapport aux scénarii.
Suite à la récente relance de Madame Barontini, Magaly
Merlin nous a présenté au cours de la
réunion du 24 février dans les bureaux du syndic deux maquettes financières sur
les aides collectives et non les aides individuelles. Ces maquettes, au stade
où nous nous trouvons (calculées sur les scénarii maxi), ne peuvent être que
des ébauches et ne donnent qu’une vague idée des restes à charge pour chaque
copropriétaire. L’important sera, bien entendu de
pouvoir mobiliser des prêts à taux zéro pour les copropriétaires qui le
désireront, prêts à taux zéro qui permettront d’étaler dans le temps le montant
de l’investissement. L’OPATB se chargera de monter des dossiers pour l’obtention
de subventions individuelles pour les copropriétaires ne dépassant pas les
ressources ANAH.
Taches de gestion
journalière de l’immeuble réalisées par le Conseil Syndical :
* Quelque 835
échanges de mails dans l’année 2015 pour la copropriété avec le syndic, le
mandataire sécurité, les divers organismes, les autres membres du Conseil
Syndical
* Analyse
fréquents des devis - CIEC
-KONE
-autres /divers transmis par notre
syndic
* Tenue des
dépenses diverses de la copropriété et notamment des charges de chauffages et
d’eau.
* Vérifications
régulières des comptes de la copropriété dans les bureaux du syndic.
Analyse des charges 3F / Surveillance de la liste des impayés.
* Suivi des procédures
et éventuellement relecture et réponse aux conclusions de l’avocat.
* Assistance
aux entreprises d’assainissement (aujourd’hui Véolia assainissement) et même,
occasionnellement, écoper les débordements dans des paries privatives.
* Création
& Alimentation du Blog de la copropriété.
* Réponse aux
demandes des copropriétaires / tout sujet, suite à courrier ou mails.
* Réalisation
de l’affichage dans les communs pour les opérations de vérifications /essais
incendie/ relevés d’eau / tenue de réunion et d’AG.
* Permanences
avant AG et porte à porte pour recueillir des pouvoirs
afin d’obtenir un quorum.
Avant la tenue de l’AG-
rédaction du rapport du CS des membres titulaires.
* Création et mise à jour d’un logiciel interne à la
copropriété pour vérifier le bon déroulement des AG.
* Organisation
des réunions du Conseil Syndical avec
distribution d’une convocation.
* Assistance
aux visites régulières contrôle SOCOTEC /analyse du Rapport.
* l'analyse des rapports
de rondes incendie dans la tour fournis par Cyril Stork, notre mandataire
sécurité.
* Assistance
aux visites régulières de la commission de contrôle de la préfecture de police
de Paris (qui émet un avis pour l’occupation de l’immeuble).
* Assistance
régulière aux réunions de la GUP (gestion Urbaine de Proximité) ainsi qu’aux
réunions de quartier.
* Relecture
périodique des contrats.
* Depuis
quelques années se sont ajoutées les réunions diverses pour le projet de
réhabilitation (En mairie/ à la Direction de l’Architecture/Dans les bureaux de
l’architecte, à l’immeuble) / tenue d’un
historique des principaux échanges.
